Recepcionar Hoja de Ruta

Para redactar una hoja de ruta se debe presionar en el botón Recepcionar. Al presionar el botón genera un menú de correspondencia externa al Ministerio Público.

Información

Esta opción esta habilitada solo para oficinas que cumplen la función de plataforma.

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Pasos para recepcionar una correspondencia externa

1. Remitentes de correspondencia

Debe seleccionar al remitente de la correspondencia externa, puede crear o buscar remitentes. Se dispone los siguientes botones:

• personas con carnet
• personas sin carnet
• persona jurídica

Persona con carnet

El botón persona con carnet generará en pantalla un formulario para agregar persona.

Para agregar a una persona puede:

1. Agregar persona manualmente: En caso de agregar una persona nueva deberá presionar el botón:
2. Buscar por cédula de identidad
3. Buscar por nombre

Persona sin carnet

El botón persona sin carnet generará en pantalla un formulario para agregar persona.

Para agregar a una persona puede:

1. Agregar persona manualmente: En caso de agregar una persona nueva deberá presionar el botón:
2. Buscar por nombre

Persona jurídica

El botón persona jurídica generará en pantalla un formulario para agregar persona.

Para agregar a una persona puede:

1. Agregar persona manualmente: En caso de agregar una persona nueva deberá presionar el botón:
2. Buscar por razón social

Nota

Una persona jurídica es un individuo con derechos y obligaciones, pero no como persona física, sino como institución creada por una o más personas físicas. Debe cumplir objetivos sociales que pueden ser con o sin fines de lucro. Por ejemplo: ENTEL.

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2. Datos de Correspondencia

Una vez seleccionado al remitente el siguiente deben completarse los datos de la correspondencia que son tres campos, datos que debe copiar del documento físico recibido como se muestra en la imagen siguiente:

• 1. Referencia: Introducir una referencia del documento recepcionado.
• 2. Nº Cite: Introducir el cite del documento recepcionado.
• 3. Descripción de la correspondencia: Introducir una descripción de la correspondencia.
• 4. Privacidad de correspondencia: Seleccionar la privacidad para la correspondencia.

Información

La privacidad de la correspencia puede ser:

• Regular: La correspondencia puede ser visualizada por los todos los participes de la hja de ruta y divisiones.
• Confidencial: La correspondencia solamente será visualizada por los participantes de la derivación.

3. Destinatarios Referenciales

Selección de un destinatario referencial, aquel al cual va dirigida la correspondencia. La búsqueda puede ser realizada con el nombre del funcionario o cédula de identidad del mismo.

Nota

Puede seleccionar más de un destinatario referencial.

4. Documentos de correspondencia

• Comunicados
• Declaratoria en comisión
• Informe
• Informe de viaje
• Informe técnico
• Nota interna
• Oficio interno
• Solicitud

Una vez seleccionado el tipo de documento se habilitarán los botones:

• Seleccionar Archivo Principal: Una vez que se tenga digitalizado el archivo buscar la ubicación del mismo en el equipo y subirlo.
• Cargar Anexos: Documentos incluidos dentro de la correspondencia que no sean el principal.

5. Destinatarios para derivación

Para seleccionar el destinatario se puede realizar la búsqueda por el nombre del funcionario.

Información

La activación de grupo para cargar destinatarios hará que la correspondencia solo sea enviada a solo Jefes de unidad, caso contrario, si el botón está desactivado se permitirá ver la lista de los funcionarios y selección de ellos.